Privatlivspolitik for lejere

1. Indledning
   1. I denne privatlivspolitik (”Politikken”) beskrives, hvordan GMB Ejendomme ApS og øvrige selskaber i GMB-koncernen (”os”, ”vi” eller ”vores”) i rollen som dataansvarlig indsamler og behandler dine personoplysninger i forbindelse med køb af ydelser, medlemskab, produkter eller generel brug af vores hjemmeside.
   2. Politikken er formuleret og gjort tilgængelig for at overholde databeskyttelsesforordningen (2016/679 of 27. april 2016) (”GDPR”) og reglerne heri om oplysningspligt.
2. Typer af personoplysninger som behandles
   
   1. Vi behandler personoplysninger om dig, når dette er relevant og i overensstemmelse med gældende lovgivning. Alt efter de konkrete omstændigheder kan de behandlede personoplysninger omfatte følgende typer af personoplysninger:
      a) navn
      b) adresse
      c) telefonnummer
      d) e-mail
      e) fakturerings- og bogføringsbilag
      f) regning status (saldo, kundepoint el.)
      g) CPR-nummer
   2. Vi kan efter omstændighederne, og hvor dette er strengt relevant, behandle særlige kategorier af personoplysninger (også kaldet “følsomme personoplysninger”) om dig. Disse personoplysninger omfatter
      a) oplysninger om helbred (sundhed, sygdom, diagnosticering mv.)
   3. Disse følsomme personoplysninger behandler vi med følgende formål for øje: Vi behandler kun helbredsoplysninger i det tilfælde, at du selv afgiver disse med henblik på at opfylde lejeaftalen.
   4. Hvis vi får brug for at indsamle og behandle yderligere personoplysninger end angivet ovenfor, vil vi orientere herom ved indsamlingen. Sådan oplysning kan også ske ved opdatering af denne Politik.
3. Formål med behandlingen af personoplysninger

   1. Vi behandler kun dine personoplysninger, såfremt vi har et legitimt formål og i så fald i overensstemmelse med reglerne i GDPR. Personoplysningerne kan alt efter omstændighederne behandles til følgende formål:
      a) For at opbevare personoplysninger i det omfang, det er et krav i henhold til gældende lovgivning, eksempelvis opbevaring af regnskabs- og bogholderibilag.
      b) At besvare forespørgsler og/eller klager fra brugere, kunder eller medlemmer.
      c) At kommunikere med og udveksle oplysninger med offentlige myndigheder, hvor loven kræver dette.
      d) At levere servicemeddelelser og information til brugere, kunder eller medlemmer.

   2. I tillæg til ovenstående behandler vi personoplysninger for følgende formål: – Ved ledige lejemål, ventelister og konkrete lejemål: at registrere din interesse i lejemålet, at kunne vurdere din egnethed til det konkrete lejemål, at kunne udfærdige konkret lejekontrakt samt at kunne kommunikere med dig herom.
      
      – Under løbende lejeforhold: at kunne administrere lejemålet og sikre såvel dine som vores rettigheder og forpligtelser.

4. Retsgrundlag for behandlingen af personoplysninger

   1. Vi behandler kun dine personoplysninger, når vi har et lovligt behandlingsgrundlag i overensstemmelse med GDPR. Behandlingen af personoplysninger sker alt efter de konkrete omstændigheder på baggrund af følgende behandlingshjemmel:
      a) Behandlingen er nødvendig for opfyldelsen af en kontrakt med den registrerede person, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b, første led.
      b) Behandlingen er nødvendig for at overholde gældende lovgivning, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra c.
      c) Behandlingen er nødvendig for at forfølge en legitim interesse, hvor den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, ikke går forud herfor, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra f.
      d) Behandlingen er nødvendig af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt, jf. GDPR, art. 6, stk. 1, litra b, sidste led.
      e) Grundlaget for behandlingen af de konkrete personoplysninger er dit samtykke, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan trække dit samtykke tilbage når som helst ved at kontakte os via de kontaktoplysninger angivet nederst i denne Politik. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, slettes personoplysningerne, der behandles på grundlag af samtykket, medmindre de kan eller skal behandles eksempelvis for at overholde en retlig forpligtelse.
   2. Når det er relevant og strengt nødvendigt, behandles følsomme personoplysninger (de “særlige kategorier af personoplysninger”) angivet i GDPR, artikel 9, stk. 1. I så fald vil behandlingen kun ske, hvis dette er tilladt efter GDPR, artikel 9, stk. 2 til 4, herunder i følgende tilfælde:
      a) Retsgrundlaget for behandlingen af disse personoplysninger er udtrykkeligt samtykke, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os via de kontaktoplysninger angivet nederst i Politikken. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, slettes de personoplysninger der behandles på grundlag af samtykket, medmindre de kan eller skal fortsat behandles eksempelvis for at overholde en retlig forpligtelse.
5. Videregivelse og overførsel af personoplysninger

   1. Vi videregiver kun personoplysninger til andre, når lovgivningen tillader eller kræver det. Vores organisation er en del af en koncern, hvor der deles personoplysninger mellem koncernselskaberne afhængigt af de konkrete omstændigheder.

   2. Vi videregiver personoplysninger til følgende modtagere fra EU/EØS:
      a) Databehandlere

   3. I tillæg til ovenstående kan vi videregive til følgende modtagere:
      – Forsyningsselskaber og målerselskaber
      – Inkassobureauer
      – RKI, Kreditsikring.dk (Experian) eller lignende
      – Potentielle købere af fast ejendom
      Herudover kan vi videregive dine personoplysninger i forbindelse med et påtænkt salg af den ejendom, hvori dit lejemål er beliggende.
      Dine personoplysninger kan endvidere overlades til vores samarbejdspartnere, som i så fald behandler dine personoplysninger på vores vegne og efter vores konkrete og formålsbegrænsede instruks (en såkaldt databehandler). Det drejer sig om følgende kategorier af databehandlere:
      – Leverandører af IT-ydelser (det kan eksempelvis være til udbyderen af det digitale administrationssystem, vi anvender til at administrere vores ejendomme og lejemål, udbyderen af det IT-system vi bruger til digital signering af lejekontrakter eller udbydere af e-mail services)
      – Ejendomsmæglere
      – Forsikringsselskaber
   4. Vi bruger generelt forskellige eksterne og professionelle organisationer som leverandører og samarbejdspartnere til at levere eller assistere os med at levere vores services og produkter. De eksterne organisationer vil ikke modtage eller behandle personoplysninger, medmindre lovgivningen tillader overførsel og behandling heraf. Hvis de eksterne organisationer eller samarbejdspartnere er databehandlere for os, sker deres behandling af personoplysninger altid i henhold til en databehandleraftale, som opfylder lovgivningens krav hertil. Hvis de eksterne organisationer eller samarbejdspartnere er selvstændige dataansvarlige, sker deres behandling af personoplysninger i overensstemmelse med deres egen privatlivs-, databeskyttelses- eller persondatapolitik, som de eksterne organisationer vil gøre opmærksom på, medmindre lovgivningen foreskriver andet.
   5. Vi overfører ikke personoplysninger til lande eller internationale organisationer uden for EU/EØS, medmindre det på din konkrete anmodning er nødvendigt.
6. Sletning og opbevaring af personoplysninger
   1. Vi sørger for, at personoplysninger slettes, når de ikke længere er relevante for vores behandlingsformål som beskrevet ovenfor. Vi opbevarer altid personoplysninger i det tidsrum, som gældende lovgivning forpligter os til, herunder til brug for dokumentation af overholdelse af blandt andet bogføringslovens bestemmelser. Ved spørgsmål angående opbevaringen og behandlingen af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på den e-mailadresse, du finder i det sidste afsnit af denne Politik.
7. Dine rettigheder
   1. Som registreret person har du en række rettigheder:
      1. Du har ret til at anmode om indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, formålet med behandlingen, og om vi videregiver personoplysningerne til andre.
      2. Du har ret til at få berigtiget urigtige personoplysninger om dig.
      3. Du har i visse tilfælde ret til at få slettet visse af dine personoplysninger.
      4. Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, sådan at vi kun opbevarer dine personoplysninger i en given periode.
      5. Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse imod vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af årsager og forhold, der vedrører din særlige situation.

      6. Du har ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse uden menneskelig indblanding, medmindre afgørelsen er nødvendig for din ansættelse hos os, eller foretagelsen af afgørelsen er hjemlet ved lov eller dit udtrykkelige samtykke.

      7. Såfremt vi har indhentet dit samtykke til en del af vores behandling af dine personoplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykket, inden tilbagekaldelsen.

      8. Du har i visse tilfælde ret til såkaldt dataportabilitet af de personoplysninger, du har afgivet til os.

      9. Du kan altid klage til Datatilsynet.

   2. Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du eksempelvis har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.
   3. Du kan finde mere information om dine rettigheder som registreret på Datatilsynets hjemmeside.
   4. Venligst brug kontaktoplysningerne nedenfor, hvis du vil gøre brug af dine rettigheder.
   5. Vi bestræber os på at møde dine ønsker omkring vores behandling af personoplysninger, men du kan altid indsende en klage til Datatilsynet.
8. Ændringer til denne politik
   1. Vi forbeholder os retten til at ajourføre og ændre denne Politik. Hvis vi ændrer Politikken, ændrer vi datoen og versionen øverst i dokumentet. I tilfælde af væsentlige ændringer, vil vi meddele dette i form af en synlig meddelelse på vores hjemmeside, email eller ved brug af andre kommunikationsmidler.
9. Kontaktinformation
   1. Du er velkommen til at kontakte os på nedenfor angivet kontakt e-mail, hvis du:
      a) er uenig i vores behandling eller mener, at vores behandling af dine personoplysninger overtræder lovgivningen
      b) har spørgsmål eller i øvrigt har kommentarer til denne Politik, eller
      c) ønsker at udøve én eller flere af dine rettigheder som registreret person.

Ved spørgsmål eller kommentarer til denne politik, eller ved påberåbelse af en eller flere rettigheder, kan vi kontaktes på telefonnummer: +45 25 850 850 og e-mail: mail@gmbejendomme.dk.